Kassengesetz: Registrierkasse Pflicht am POS

Heute, morgen und in Zukunft:
die SoftENGINE Kasse

Spätestens seit den gesetzlichen Änderungen für Kassensysteme (Registrierkasse Pflicht) in Deutschland und Österreich sind softwaregestützte Kassensysteme verstärkt in Unternehmen aller Größenordnungen im Einsatz. In Österreich ein Muss, können in Deutschland viele Unternehmen auch noch mit einer sogenannten "offenen Ladenkasse" arbeiten.

Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010, S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (bekannt als Kassenrichtlinie 2010) geltende Übergangsregelung bis 31.12.2016 wurde nicht verlängert. Somit müssen seit dem 01.01.2017 alle eingesetzten Registrierkassen die genannten Anforderungen erfüllen!

Nach der Richtlinie müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Eine Verdichtung von Daten oder die alleinige Speicherung von Summen ist unzulässig.

Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten revisionssicher gespeichert werden. Sie müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Die SoftENGINE Kasse hat alle Vorgaben der Kassenrichtlinie berücksichtigt, damit die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums erfüllt werden.

Kassensysteme nach Registrierkasse Pflicht müssen bereits seit 2017 Daten elektronisch aufbewahren. Folgende Unterlagen sind für das Finanzamt aufzubewahren:

  1. Alle Journaldaten
  2. Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
  3. Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
  4. Bedienungsanleitung des Kassensystems
  5. Protokoll über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten - etwa auf Messen oder Märkten (beachte: offene Ladenkassen)

Die Daten müssen folgendermaßen aufbewahrt werden:

  1. Alle Daten des Kassensystems sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen.
  2. Die elektronisch erstellten Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsdauer (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein.
  3. Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert werden, d.h. jede Änderung muss nachvollziehbar sein.
  4. Storni dürfen z.B. nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.

 

Ein Kassengesetz wirft seine Schatten voraus

Im Fokus der Finanzverwaltung stehen weiterhin die elektronischen Kassen. Der Gesetzgeber plant mit dem „Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ weitere Verschärfungen. Gegenwärtig sieht der Gesetzentwurf die Anwendung der neuen Vorgaben ab dem 01.01.2020 vor. Eine Übergangsregelung bis zum 01.01.2023 ist in der Diskussion. Nach dem Gesetzentwurf müssen elektronische Grundaufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Dieses Sicherheitsmodul gewährleistet dann, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorganges protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können.

Im Hinblick auf das kommende Kassengesetz empfiehlt SoftENGINE ein Upgrade auf das neue Kassensystem.

Details: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

FAQs: Allgemeine Fragen zu wichtigen Themen des Handels & zur Registrierkassen Pflicht

Erfüllt die Kasse die aktuell gültige Gesetzeslage (GoBD)?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

In den GoBD sind Anforderungen an die korrekte Erfassung sowie Aufbewahrung elektronischer Geschäftsvorfälle, Belege und weiterer steuerrelevanter Daten beschrieben. Zusätzlich wird in diesen Grundsätzen dargelegt, wie Außenprüfer des Finanzamtes auf die elektronischen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen können.

Aus den GoBD ergeben sich folgende Verpflichtungen:

Steuerrelevante Daten müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass die Unveränderbarkeit der Daten und die Datensicherheit gewährleistet sind. Die Daten sind 10 Jahre aufzubewahren.

Dazu gehören auch das sogenannte Programmierprotokoll, Handbücher, Verfahrensdokumentation.

Die Vorgänge müssen als Einzelbelege gespeichert werden.

Unsere Maßnahmen dafür:

  1. Die Software bietet keine nachträgliche Änderungs- oder Löschungsmöglichkeit für Kassiervorgänge.
  2. Die Daten können als GdPdU-Datei ausgegeben werden.
  3. Ein Programmierprotokoll wird geführt.
  4. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten ist möglich.
  5. Die Software bietet weitreichende Berechtigungseinstellungen.
  6. Alle Vorgänge (sowohl die Belege als auch Positionen und Zahlungen) werden einzeln nachvollziehbar gespeichert.

Erfüllt die Kasse die Kassensicherungsverordnung?

Diese Verordnung tritt am 1.1.2020 in Kraft.

Eine Kasse muss danach mit folgenden Merkmalen ausgestattet sein:

  1. Sicherheitsmodul
  2. Speichermedium
  3. einheitliche digitale Schnittstelle

Es gibt derzeit in Deutschland keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im vergangenen Jahr technische Spezifikationen erarbeitet, welche jetzt in der Version 1.0 vorliegen.

Unser Maßnahmen dafür:
Die RKSV in Österreich benennt bereits die entsprechend Sicherheitseinrichtungen. Diese wurden in der SoftENGINE Kasse umgesetzt und die Kasse befindet sich nachweislich in Österreich im Einsatz. Diese Erfahrungen und die genutzte Technik lässt sich auf Deutschland übertragen.
Sowie zertifizierte Sicherheitsinrichtung(en) in Deutschland verfügbar sind, wird diese Technik im Rahmen der Updateverträge auch in die Software integriert.

Erfüllt die Kasse die Anforderung an eine Kassennachschau?

Bei einer Kassennachschau werden folgende Punkte geprüft (jeweils mit Information über die SoftENGINE-Kasse):
Vollständigkeit (aller erfassten Einnahmen und Ausgaben)
➜ gewährleistet, da erfasste Daten der Kasse in der Software nicht gelöscht werden können

Sind nachträgliche Änderungen von Belegen erfolgt
➜ gewährleistet, da erfasste Vorgänge können nicht geändert werden können

Sind die erfassten Geschäftsfälle vollständig
➜ dieser Punkt betrifft nicht die Software, wenn Vorgänge nicht erfasst werden, kann die Software das nicht beeinflussen

Gibt es Aufzeichnung aus dem Trainingsmodus
➜ Wenn im Trainingsmodus gearbeitet wird, werden diese Vorgänge aufgezeichnet aber nicht in die Umsätze einberechnet

Sind die Z-Bons durchgängig nummeriert
➜ Nummerierung wird von der Software übernommen und fortlaufend gewährleistet

Ist eine Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben erfolgt
➜ alle Einnahmen und Ausgaben werden separat aufgezeichnet

Stimmt die Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse überein
➜ Es wird ein Zählprotokoll gespeichert, etwaige Differenzen werden ausgewiesen und gespeichert

Können die Daten ausgewertet werden
➜ umfangreiche Auswertungen stehen zum Abruf bereit

Sind alle Vorgänge zeitlich richtig geordnet
➜ die Software zeichnet die Vorgänge im Moment der Erfassung auf und sorgt somit für die korrekte Reihenfolge. Nachträgliche Erfassungen sind ausgeschlossen.

Erfüllt die Kasse die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht?

Dies ist ein Bestandteil der GoBD.

Ja, jede Position und jeder Vorgang wird separat aufgezeichnet. Eine „Vermischung“ oder „Zusammenfassung“ von Vorgängen ist in der Software ausgeschlossen.

Jeder Artikel, jeder verwendete Zahlungsbestandteil, jede Ein- oder Ausgabe und jeder Verrechnung (mit Gutscheinen oder Gutschriften) ist separat aufgezeichnet.

Wird die Kasse entsprechend dem Kassengesetz von 2020 arbeiten?

Die SoftENGINE Kasse bietet eine hohe Sicherheit, diese Anforderung zu erfüllen, da bereits Erfahrungen aus Österreich vorliegen. Dort ist eine gleichlautende Vorgabe bereits in der Praxis umgesetzt und im Einsatz.

Da die deutschen Vorgaben noch nicht klar definiert sind, kann noch keine fertige Lösung vorhanden sein, Vorarbeiten dafür sind auf Basis der aktuell bekannten Veröffentlichungen bereits erfolgt. Im Rahmen des bei SoftENGINE obligatorischen Softwarepflegevertrages verpflichtet sich SoftENGINE zur Bereitstellung entsprechender Updates und bietet dem Anwender ein Höchstmaß an Sicherheit.

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