Kassengesetz: Registrierkasse Pflicht am POS

Heute, morgen und in Zukunft:

Die neuen Fiskalvorgaben für Kassensysteme in Deutschland ab 01.01.2020

2020 - das Jahr der Kassenumstellungen: DSFinV-K, TSE, KassenSichV, Nichtbeanstandungsregel, zertifizierte Kassen, Belegausgabepflicht - viele Fachwörter führen zu vielen Fragen

Digitale Aufzeichnungssysteme (elektron. Kassen) müssen ab 01.01.2020 über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Das betrifft alle Branchen in Handel und Gastronomie. Sowohl große Filialunternehmen als auch der kleine Marktbeschicker oder der Eiswagen sind verpflichtet, ihre Kassen mit einer zertifizierten TSE auszurüsten, die alle Daten und Vorgänge manipulationssicher verschlüsselt. Bei zu beantragenden Härtefällen sieht der Gesetzgeber Sonderregelungen vor, die bislang aber noch nicht festgelegt sind.
Bei der TSE handelt es sich um Hardwareprodukte, welche in der Kasse verbaut oder typischerweise am USB-Anschluss der Kasse aufgesteckt werden (wie ein USB-Speicherstick). Aktuell sind die TSE-Hersteller Swissbit, Cryptovision und Epson in der Zertifizierungsphase bekannt. Alternativ sind auch Cloudlösungen (Fiskaly, Deutsche Fiskal) angedacht, bei denen die Kasse online alle Vorgänge an einen Anbieter im Internet sendet, der die Daten dann manipulationssicher verschlüsselt. Hierfür ist zwar eine ständige Internetverbindung nötig, zeitliche Ausfälle dieser Verbindung sind aber nicht grundsätzlich problematisch.

Ab 01.01.2020 ist der Betrieb einer Kasse ohne TSE nicht mehr zulässig und kann vom Finanzamt verworfen werden und zu einer Steuerschätzung führen. Aufgrund des enormen Nachrüstbedarfs in Deutschland ist die Nichtbeanstandungsregel bis September 2020 veröffentlicht worden. Diese ändert aber nichts an der Gültigkeit des Gesetzes zum 01.01.2020.

Wichtig: Es gibt keine Kassenpflicht in Deutschland! Doch Achtung - wer hier eine Gesetzeslücke sieht, wird schnell enttäuscht. Denn die Belegaufzeichnungs-pflicht besteht weiterhin - alle Belege müssen dann manipulationssicher von Hand erfasst werden. Da erkennt man schnell den Wert eines Kassensystems.

 

Ab 01.01.2020 besteht eine Bon-/Belegpflicht!

Neben der TSE ist ab 1/2020 auch die Ausgabe eines Beleges Pflicht - die Nichtbeanstandungsregel greift hier explizit nicht!
Im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern muss der Kunde den Beleg zwar nicht annehmen, er muss ihm aber direkt nach dem Kauf vom Kassierer zur Verfügung gestellt werden.

Die Bonausgabepflicht ist prinzipiell nicht auf Papierform festgelegt, aktuelle Datenschutzvorgaben erschweren aber derzeit elektronische Lösungen (z.B. per Email als PDF). Wir erwarten auch hier zeitnah Lösungen, die den zu erwartenden Berg an ausgedruckten Bons eindämmen werden.

Trotzdem gilt: Ab Januar 2020 müssen Bons/Belege erstellt werden! Steigende Preise durch erhöhte Nachfrage sollten kluge Einkäufer dazu bewegen, sich deutlich vor der Umstellung mit Bondrucker und Bonrollen zu versorgen.

Bitte nicht vergessen: Ab 01.01.2020 ist es ebenfalls untersagt, BPA(Bisphenol A)-haltige Bonrollen zu nutzen! Dies betrifft auch Lagerware, sie darf nicht mehr als Beleg ausgegeben werden!

 

Die Kassennachschau - wenn das Finanzamt unvermittelt vor der Tür steht

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen wurde den Finanzbehörden auch die sog. Kassennachschau zugesprochen.
Wichtig: Jeder an der Kasse arbeitende Mitarbeiter muss in der Lage sein, dem Finanzbeamten die gewünschte Datei für den geforderten Zeitraum sofort zur Verfügung zu stellen! Hier ist die korrekte Verfahrensdokumentation hilfreich!
Ebenfalls muss die Kassensoftware die Daten gemäß der Vorgabe DSFinV-K zur Verfügung stellen - auch ohne TSE!
Details lesen Sie hier!

 

Ab 2020 muss jedes genutzte Kassensystem beim Finanzamt angemeldet werden.

Dies muss nach dem BMF Schreiben vom November 2019 jedoch erst später erfolgen: "Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben."

Nicht nur der technisch einwandfreie Aufbau der Kasse ist wichtig, jede eingesetzte Kasse (auch Saisonsysteme) muss dann offiziell dem Finanzamt gemeldet werden. Neben der Seriennummer der Kasse und der TSE sind weitere Angaben wie Aufstellort, Steuernummer etc. gefordert. Änderungen müssen ebenfalls gemeldet werden (Aufstellort, Mandant...).

Die Anmeldung der Kassen soll online wie auch per Formular durchführbar sein - bitte kontaktieren Sie zu diesem Thema die Steuerbehörden oder Ihren Steuerberater. Aktuell scheint zum Jahresstart nur die schrifltiche Anmeldung per offiziellem Formular als realistisch. Lösungsanbieter zur TSE wie Fiskaly, EFSTA und Fiskaltrust bieten dies als Service an, was vor allem im Filialbetrieb viel Zeit einsparen kann.

@Quelle: QUAD GmbH

Weiterführende Informationen

Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010, S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (bekannt als Kassenrichtlinie 2010) geltende Übergangsregelung bis 31.12.2016 wurde nicht verlängert. Somit müssen seit dem 01.01.2017 alle eingesetzten Registrierkassen die genannten Anforderungen erfüllen!

Nach der Richtlinie müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Eine Verdichtung von Daten oder die alleinige Speicherung von Summen ist unzulässig.

Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten revisionssicher gespeichert werden. Sie müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Die SoftENGINE Kasse hat alle Vorgaben der Kassenrichtlinie berücksichtigt, damit die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums erfüllt werden.

Kassensysteme nach Registrierkasse Pflicht müssen bereits seit 2017 Daten elektronisch aufbewahren. Folgende Unterlagen sind für das Finanzamt aufzubewahren:

  1. Alle Journaldaten
  2. Die vollständige Historie aller im System hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise
  3. Alle Daten zu Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
  4. Bedienungsanleitung des Kassensystems
  5. Protokoll über Einsatzorte sowie Einsatzzeiten - etwa auf Messen oder Märkten (beachte: offene Ladenkassen)

Die Daten müssen folgendermaßen aufbewahrt werden:

  1. Alle Daten des Kassensystems sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen.
  2. Die elektronisch erstellten Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsdauer (i.d.R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein.
  3. Die Daten müssen manipulationssicher gespeichert werden, d.h. jede Änderung muss nachvollziehbar sein.
  4. Storni dürfen z.B. nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.

 

Finanzämter kontrollieren verstärkt die Bargeldbranche dank Kassen-Nachschau

Ein Kassengesetz wirft seine Schatten voraus

Im Fokus der Finanzverwaltung stehen weiterhin die elektronischen Kassen. Der Gesetzgeber plant mit dem „Gesetzentwurf zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ weitere Verschärfungen. Gegenwärtig sieht der Gesetzentwurf die Anwendung der neuen Vorgaben ab dem 01.01.2020 vor. Eine Übergangsregelung bis zum 01.01.2023 ist in der Diskussion. Nach dem Gesetzentwurf müssen elektronische Grundaufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Dieses Sicherheitsmodul gewährleistet dann, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorganges protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können.

Im Hinblick auf das kommende Kassengesetz empfiehlt SoftENGINE ein Upgrade auf das neue Kassensystem.

Details: Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Sie haben Fragen zur SoftENGINE Kasse?

FAQs: Allgemeine Fragen zu wichtigen Themen des Handels & zur Registrierkassen Pflicht

Erfüllt die Kasse die aktuell gültige Gesetzeslage (GoBD)?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

In den GoBD sind Anforderungen an die korrekte Erfassung sowie Aufbewahrung elektronischer Geschäftsvorfälle, Belege und weiterer steuerrelevanter Daten beschrieben. Zusätzlich wird in diesen Grundsätzen dargelegt, wie Außenprüfer des Finanzamtes auf die elektronischen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen können.

Aus den GoBD ergeben sich folgende Verpflichtungen:

Steuerrelevante Daten müssen elektronisch so aufbewahrt werden, dass die Unveränderbarkeit der Daten und die Datensicherheit gewährleistet sind. Die Daten sind 10 Jahre aufzubewahren.

Dazu gehören auch das sogenannte Programmierprotokoll, Handbücher, Verfahrensdokumentation.

Die Vorgänge müssen als Einzelbelege gespeichert werden.

Unsere Maßnahmen dafür:

  1. Die Software bietet keine nachträgliche Änderungs- oder Löschungsmöglichkeit für Kassiervorgänge.
  2. Die Daten können als GdPdU-Datei ausgegeben werden.
  3. Ein Programmierprotokoll wird geführt.
  4. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten ist möglich.
  5. Die Software bietet weitreichende Berechtigungseinstellungen.
  6. Alle Vorgänge (sowohl die Belege als auch Positionen und Zahlungen) werden einzeln nachvollziehbar gespeichert.

Erfüllt die Kasse die Kassensicherungsverordnung?

Diese Verordnung tritt am 1.1.2020 in Kraft.

Eine Kasse muss danach mit folgenden Merkmalen ausgestattet sein:

  1. Sicherheitsmodul
  2. Speichermedium
  3. einheitliche digitale Schnittstelle

Es gibt derzeit in Deutschland keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im vergangenen Jahr technische Spezifikationen erarbeitet, welche jetzt in der Version 1.0 vorliegen.

Unser Maßnahmen dafür:
Die RKSV in Österreich benennt bereits die entsprechend Sicherheitseinrichtungen. Diese wurden in der SoftENGINE Kasse umgesetzt und die Kasse befindet sich nachweislich in Österreich im Einsatz. Diese Erfahrungen und die genutzte Technik lässt sich auf Deutschland übertragen.
Sowie zertifizierte Sicherheitsinrichtung(en) in Deutschland verfügbar sind, wird diese Technik im Rahmen der Updateverträge auch in die Software integriert.

Erfüllt die Kasse die Anforderung an eine Kassennachschau?

Bei einer Kassennachschau werden folgende Punkte geprüft (jeweils mit Information über die SoftENGINE-Kasse):
Vollständigkeit (aller erfassten Einnahmen und Ausgaben)
➜ gewährleistet, da erfasste Daten der Kasse in der Software nicht gelöscht werden können

Sind nachträgliche Änderungen von Belegen erfolgt
➜ gewährleistet, da erfasste Vorgänge können nicht geändert werden können

Sind die erfassten Geschäftsfälle vollständig
➜ dieser Punkt betrifft nicht die Software, wenn Vorgänge nicht erfasst werden, kann die Software das nicht beeinflussen

Gibt es Aufzeichnung aus dem Trainingsmodus
➜ Wenn im Trainingsmodus gearbeitet wird, werden diese Vorgänge aufgezeichnet aber nicht in die Umsätze einberechnet

Sind die Z-Bons durchgängig nummeriert
➜ Nummerierung wird von der Software übernommen und fortlaufend gewährleistet

Ist eine Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben erfolgt
➜ alle Einnahmen und Ausgaben werden separat aufgezeichnet

Stimmt die Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse überein
➜ Es wird ein Zählprotokoll gespeichert, etwaige Differenzen werden ausgewiesen und gespeichert

Können die Daten ausgewertet werden
➜ umfangreiche Auswertungen stehen zum Abruf bereit

Sind alle Vorgänge zeitlich richtig geordnet
➜ die Software zeichnet die Vorgänge im Moment der Erfassung auf und sorgt somit für die korrekte Reihenfolge. Nachträgliche Erfassungen sind ausgeschlossen.

Erfüllt die Kasse die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht?

Dies ist ein Bestandteil der GoBD.

Ja, jede Position und jeder Vorgang wird separat aufgezeichnet. Eine „Vermischung“ oder „Zusammenfassung“ von Vorgängen ist in der Software ausgeschlossen.

Jeder Artikel, jeder verwendete Zahlungsbestandteil, jede Ein- oder Ausgabe und jeder Verrechnung (mit Gutscheinen oder Gutschriften) ist separat aufgezeichnet.

Wird die Kasse entsprechend dem Kassengesetz von 2020 arbeiten?

Die SoftENGINE Kasse bietet eine hohe Sicherheit, diese Anforderung zu erfüllen, da bereits Erfahrungen aus Österreich vorliegen. Dort ist eine gleichlautende Vorgabe bereits in der Praxis umgesetzt und im Einsatz.

Da die deutschen Vorgaben noch nicht klar definiert sind, kann noch keine fertige Lösung vorhanden sein, Vorarbeiten dafür sind auf Basis der aktuell bekannten Veröffentlichungen bereits erfolgt. Im Rahmen des bei SoftENGINE obligatorischen Softwarepflegevertrages verpflichtet sich SoftENGINE zur Bereitstellung entsprechender Updates und bietet dem Anwender ein Höchstmaß an Sicherheit.

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