Bonpflicht ohne Papierberge: Elektronische Belege mit Vorteilen

Allein mit Blick auf den Umweltschutz sind viele Händler und Kunden entsetzt über die neue Bonpflicht. Berge von Thermopapier türmen sich in den Ladengeschäften und die meisten Kunden sind genervt von den vielen kleinen Zettel im Portemonnaie, die sie irgendwo entsorgen müssen. Die Händler planen derweil Zusatzkosten für den Druck der Belege ein. Doch die Bonpflicht können Sie auch ohne Papierfluten umsetzen und somit Geld und Nerven sparen. Wir sagen ihnen, wie das geht.

Die Kombi für den E-Bon: POS Kasse + PDFMAILER

Anpassung heißt das Zauberwort, wenn sich ein Umstand nicht ändern lässt. Im Fall der Bonpflicht bedeutet das, dass Sie zum Beispiel vom gedruckten Bon auf den elektronischen Beleg umsteigen können. Auf den ersten Blick erscheint das vielleicht ein wenig umständlich, aber das Ergebnis wird langfristig auch die Kunden überzeugen, denn es ist umweltfreundlich und verursacht keine überquellenden Mülleimer.

Wer den Kassenbon elektronisch übermittelt, der braucht zunächst die Zustimmung und natürlich die E-Mail-Adresse der Kunden. Gerade in kleineren Ladengeschäften wie Boutiquen sollte das kein Problem sein, denn hier nimmt man sich in den meisten Fällen noch Zeit für seine Kunden und kennt seine Stammgäste oft sogar mit Namen. Größere Händler arbeiten hier mit Kundenkarten, die an der Kasse eingescannt werden, oder mit Apps.

Im zweiten Schritt braucht man eine Software, die eine elektronische Übermittlung von Belegen gesetzeskonform umsetzt. SoftENGINE bietet mit dem PDFMAILER von gotomaxx die Möglichkeit, Bons direkt als PDF per Mail zu versenden. Alle gesetzlichen Vorgaben werden dabei erfüllt. Der Händler spart Papier und kann über die Zustimmung des Kunden und die E-Mail-Adresse das Marketing ankurbeln und einen Extra-Service anbieten.

Service und Marketing über elektronische Belege

Warum sollte der Kunde Ihnen die Zustimmung zur elektronischen Übermittlung des Beleges geben und Ihnen seine E-Mail-Adresse verraten? Wenn das Argument „Umweltschutz“ nicht ausreicht, dann können sie zum Beispiel weitere Anreize schaffen. Für eine Registrierung erhält der Kunde dann einen Gutschein oder Zugang zu exklusiven Hintergrundinformationen. Die können Sie ihm beispielsweise in Form eines Newsletters zukommen lassen. Registrierte Kunden erhalten Sonderrabatte oder werden persönlich zu Events und Aktionen eingeladen. Über zielgenaue Workflows werden die Prozesse dann so automatisiert, dass Sie als Händler mit wenig Einsatz viel gewinnen.

Verbindung von Ladengeschäft und Onlineshop

Sie brauchen nicht zwangsläufig einen Onlineshop, um von den elektronischen Belegen zu profitieren. Wenn Sie aber auch übers Internet verkaufen, sind die Marketing-Möglichkeiten noch größer. Registrierte Kunden erhalten zum Beispiel per E-Mail Rabatte, die sie im Onlineshop einlösen können. Als besonderen Service bieten Sie an, dass die Ware im Ladengeschäft für sie bereitliegt und sofort abgeholt werden kann.

Cross-Selling, Cross-Marketing, Gewinnspiele, Umfragen, Unterhaltung: Es gibt viele Möglichkeiten der Kundenbindung, die per E-Mail den Kunden erreichen. Der elektronische Beleg kann auch gleich noch mit Treuepunkten oder einem QR-Code versehen werden, unter dem es weitere Infos zum Produkt zu lesen gibt. Auch Aktionen und Termine können so an die registrierten Kunden übermittelt werden – als Zusatzinfo auf dem Beleg. So funktioniert Kundenbindung sogar ohne Newsletter.

Der Käufer hat durch den elektronischen Beleg in seinem E-Mail-Postfach außerdem einen weiteren Vorteil: Kauft er geschäftlich ein, hat er den entsprechenden Beleg direkt digital vorliegen und muss ihn nur noch an seinen Steuerberater weiterreichen. Der E-Bon geht nicht verloren und es muss auch kein Papierbeleg gescannt und ins Buchhaltungsprogramm hochgeladen werden. Reisekosten und Spesen sind nach der Rückkehr über die elektronischen Belege dokumentiert.

Mit einer modernen Kassensoftware (POS Kasse), einem gesetzeskonformen elektronischen Beleg (PDFMAILER) und ein paar guten Ideen lässt sich die Bonpflicht also unkompliziert zum Vorteil nutzen – für den Händler und für den Kunden.