POS: Was ist wichtig an der Kasse?

Das Kassensystem (POS Kasse) kann den Mitarbeitern das Leben richtig schwer machen und den ganzen Betrieb im Ladengeschäft aufhalten. Im Ergebnis sind nicht nur die Angestellten genervt, sondern auch die wartenden Kunden. Noch schlimmer: Die Registrierkasse ist nicht gesetzeskonform und es gibt Ärger mit dem Finanzamt. Doch worauf kommt es heute an der Kasse an, wenn alles reibungslos laufen soll?

Die gesetzlich vorgeschriebene Ausgabe von Kassenbons ist insbesondere bei kleinen Geschäften nicht besonders beliebt, aber sie muss nun einmal eingehalten werden. Doch die Bonpflicht ist nicht die einzige Regelung, an die man sich am Point of Sale (POS) halten muss. Hier sind die drei wichtigsten in Bezug aufs Kassensystem:

GODB
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind unbedingt einzuhalten. Sinn und Zweck ist die Sicherheit und die Überprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen durch das Finanzamt. Aufzeichnungen sollen eindeutig, übersichtlich richtig und unveränderbar ein. Im Bereich der Bar-Zahlung bedeutet das, dass auch das Bargeschäft nachvollziehbar und von den Ämtern leicht zu prüfen sein muss. Für erfüllende Kassenaufzeichnungen braucht man eine GoDB-konforme Software.

TSE
Die Kassensicherungsverordnung ist seit 2020 aktiv und schreibt vor, dass die Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums versehen sein müssen. Bis zum September 2020 sollen dann alle Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Die TSE muss außerdem zertifiziert werden. Erst dann ist die Kasse gesetzeskonform.

PROGRAMMIERPROTOKOLL
Das Finanzamt möchte sichergestellt wissen, dass die Aufzeichnungen der Registrierkasse garantiert stimmen und nicht manipuliert wurden. Deswegen muss der Händler ein Protokoll vorlegen können, in dem alle Programmierungen dokumentiert werden. Hat dieses Aufzeichnung Lücken, darf das Finanzamt entsprechende Maßnahmen ergreifen und eventuell Umsätze „hinzu schätzen“.

Einfache und sichere Bedienung

Nicht nur das Finanzamt will es einfach haben, auch die Mitarbeiter schätzen eine intuitive Bedienung, am besten mit selbsterklärender und übersichtlicher Touch-Funktion und einfachen Artikelwahl-Buttons. Eine lange Einarbeitung stört das Tagesgeschäft und nicht jeder Kunde ist geduldig, wenn neue Kollegen das Kassieren umständlich üben müssen. Da nicht jedes Geschäft gleiche Ansprüche ans Kassensystem hat, sind flexible Funktionen zum Einrichten sehr hilfreich.

Damit nicht versehentlich große Fehler passieren, sollte die Kasse außerdem Bedienerberechtigungen möglich machen.

Support und Updates

An jeder Kasse treten irgendwann im Tagesbetrieb Fragen auf, die schnell beantwortet werden müssen, damit sich keine langen Schlangen bilden. Ein qualifizierter Support, der sofort erreichbar ist und Auskunft gibt, schont die Nerven und sorgt dafür, dass der Betrieb schnell weitergehen kann. Um Zwischenfälle zu vermeiden, sollten verantwortliche Mitarbeiter geschult werden. Heute geht das ganz einfach über Online-Seminare. Es versteht sich von selbst, dass das Kassensystem durch Weiterentwicklungen und Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden muss. Auch diese Vorgänge sollten für alle Beteiligten am Point of Sale ohne Programmierkenntnisse oder ein tiefes technisches Verständnis durchführbar sein.

Ein Kassensystem muss heute weit mehr können als Buchungen zu tätigen und Belege auszudrucken. Es gibt unterschiedliche Bezahlsysteme, die integriert werden sollten, um den Kunden einen bestmöglichen Service zu bieten. Eine Anbindung der Kasse ans Lager ist notwendig und gleichzeitig muss das System auch mit dem Onlineshop korrespondieren und Waren ausbuchen, die im Ladengeschäft verkauft wurden. Zum Service gehören außerdem Gutscheine, Kommissionen und Aktionen. Beispiel: Der Kunde rundet den zu zahlenden Betrag auf und spendet somit an eine wohltätige Organisation. Ein gutes Retourenmanagement ist für den Verkauf am POS und im Onlineshop wichtig.

Fazit

Mit dem richtigen Kassensystem lösen Sie viele Probleme auf einen Schlag. Rechtliche Vorschriften werden eingehalten, Mitarbeiter arbeiten schnell und effizient, Kunden müssen nicht lange warten und gesetzliche oder geschäftliche Veränderungen können schnell und unkompliziert ins Kassensystem integriert werde. Und wo findet man nun ein solches modernes Kassensystem, das für große und kleine Händler eine Entlastung ist und das sämtliche Anbindungen on- und offline unterstützt? Schauen Sie sich die Soft ENGINE KASSE an! Mit diesem Kassensystem sind Sie schnell und sicher für die Zukunft am Point of Sale gewappnet.